L'extrait Kbis est à l'entreprise ce que la carte d'identité est à un particulier. Document officiel, à jour, opposable, il prouve l'existence légale de votre activité commerciale. Il vous sera demandé pour ouvrir un compte pro, souscrire une assurance, candidater à un marché public, signer un bail commercial. Voici comment l'obtenir, le lire, et savoir quand son obtention est cruciale.
Définition
L'extrait Kbis est le document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce attestant de l'immatriculation d'une entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est régi par les articles R.123-153 et suivants du Code de commerce.
Le « K » vient du modèle de formulaire utilisé historiquement (les modèles A, K et autres ont été standardisés). Le Kbis concerne spécifiquement les personnes morales (SARL, SAS, EURL, etc.). Pour les personnes physiques (entreprises individuelles, auto-entrepreneurs en activité commerciale), c'est un extrait K (sans « bis »).
Les mentions du Kbis
Un extrait Kbis contient toutes les informations légales :
- Identité : raison sociale, sigle, enseigne, forme juridique.
- Numéros : SIREN, SIRET, RCS, NAF/APE.
- Siège social.
- Capital social.
- Date de constitution.
- Activité principale et activités secondaires.
- Dirigeants : président, gérant, directeur général, leurs pouvoirs.
- Commissaires aux comptes si applicable.
- Procédures collectives en cours (sauvegarde, redressement, liquidation).
- Date d'établissement de l'extrait (validité).
Validité et durée de fraîcheur
Aucune validité légale stricte n'est imposée. En pratique :
- 3 mois pour les démarches courantes (banque, assurance, bail).
- 1 mois pour les marchés publics et certaines procédures judiciaires.
- 15 jours pour les opérations sensibles (cession, fusion).
Au-delà, l'extrait peut être refusé. Demandez-en un nouveau quand vous en avez besoin : c'est rapide et peu coûteux.
Comment l'obtenir
En ligne (le plus rapide)
Plusieurs sites officiels et privés permettent l'obtention en quelques minutes :
- infogreffe.fr : site officiel des greffes. Gratuit pour les dirigeants (1 extrait/an), payant ensuite (3,73 €).
- monidenum.fr : nouveau service public officiel, gratuit pour le dirigeant.
- Plateformes privées : facturent généralement 5-15 € avec services additionnels.
Au greffe directement
Pour les cas particuliers (extrait certifié conforme avec apostille). Coût : 4-10 €.
Téléchargement multilingue
Pour les démarches internationales, version anglaise ou apostillée disponible (15-30 €).
Quand est-il indispensable ?
Plusieurs situations rendent le Kbis incontournable :
- Ouverture d'un compte bancaire pro.
- Souscription d'une assurance pro (RC Pro, multirisque, flotte).
- Signature d'un bail commercial.
- Réponse à appel d'offres (marché public).
- Demande de financement (banque, BPI, crédit-bail).
- Procédure judiciaire (acte de signification, plainte).
- Opérations capitalistiques : cession, augmentation de capital, fusion.
- Recrutement : à fournir au futur salarié sur demande.
L'extrait K (entreprises individuelles)
Pour les entrepreneurs individuels (EI, EIRL avant 2022, micro-entrepreneurs en activité commerciale) :
- Mêmes informations qu'un Kbis, format adapté.
- Délivré par le greffe du tribunal de commerce.
- Coût et obtention identiques.
Pour les auto-entrepreneurs en activité libérale ou artisanale, le « Kbis » n'existe pas — ils ont un extrait D1 (CMA) ou un numéro SIRET seul.
Trois cas pratiques
Cas 1 — Souscription assurance multirisque pro
SARL création récente, demande d'assurance multirisque locaux. Assureur exige Kbis < 3 mois pour valider la cohérence des informations (siège, activité, capital). Téléchargement gratuit via Monidenum, transmission en 5 minutes. Souscription validée le jour-même.
Cas 2 — Refus d'un Kbis trop ancien
Réponse à un marché public, dépôt du dossier. Kbis daté de 5 mois. Dossier rejeté à l'examen administratif. Repassage à la procédure suivante (6 mois plus tard). Manque à gagner estimé : 80 000 €.
Cas 3 — Cession d'entreprise
Cession de SARL pour 250 000 €. Acte notarié exige Kbis < 15 jours. Acquéreur vérifie le Kbis : un mandataire de justice y est mentionné (procédure de sauvegarde non close). Cession suspendue jusqu'à régularisation. Sans le Kbis, l'information aurait été cachée.
Le conseil du courtier Adallom
Trois automatismes pour ne jamais être pris au dépourvu. Un : créez-vous un compte sur monidenum.fr dès la création de votre entreprise. C'est gratuit, instantané, et vous permet de télécharger un Kbis chaque fois que nécessaire. C'est l'outil le plus utile et le moins utilisé. Deux : avant toute démarche importante (souscription, marché, financement), demandez systématiquement un Kbis frais (<3 mois). Ne réutilisez jamais un Kbis sans vérifier sa date. Trois : si votre situation évolue (changement de gérant, déménagement de siège, augmentation de capital), faites mettre à jour le RCS dans les 30 jours via votre formaliste ou directement au greffe. Un Kbis avec informations obsolètes peut bloquer une opération en cours.
Sécurité et fraude
Cas de fausse Kbis en circulation : utilisée pour escroquer des banques, des fournisseurs, des assureurs. Vérification possible :
- Numéro de RCS sur infogreffe.fr (vérification gratuite).
- QR code de plus en plus présent sur les Kbis officiels (renvoie vers la fiche infogreffe).
- Croisement avec le SIRET sur sirene.fr.
Si vous avez un doute sur un Kbis qui vous est fourni, vérifiez en 30 secondes avant tout engagement.
Questions fréquentes
Le Kbis est-il public ?
Oui. N'importe qui peut le commander pour n'importe quelle entreprise immatriculée au RCS. C'est une garantie de transparence du commerce.
Peut-on cacher des informations sur le Kbis ?
Non. Toutes les mentions sont légalement obligatoires. La domiciliation au siège est cachable (utilisation d'une société de domiciliation), mais le Kbis lui-même reste public.
Le Kbis suffit-il pour prouver l'existence d'une entreprise ?
Oui, c'est sa vocation. Il est opposable à tous (effet erga omnes). Aucune autre preuve n'est exigible pour vérifier l'existence légale.
Qu'est-ce qu'un Kbis « radié » ?
Un Kbis avec mention de radiation indique que l'entreprise est dissoute ou cessée d'activité. À ne pas confondre avec une entreprise en sauvegarde, redressement ou liquidation (le Kbis montre alors la procédure).
Pour les entrepreneurs, l'extrait Kbis est demandé à chaque souscription d'assurance professionnelle. Veillez à fournir un Kbis de moins de 3 mois pour éviter les retards administratifs lors de la mise en place du contrat.
Pour les associations, c'est un récépissé de déclaration en préfecture qui tient lieu d'équivalent du Kbis. Pour les professions libérales, l'inscription à l'ordre professionnel sert généralement de référence à la place du Kbis.
Pour les microentrepreneurs, l'extrait Sirene équivaut au Kbis dans la plupart des démarches.
Pour aller plus loin
- Lexique : Multirisque professionnelle — Responsabilité civile — Cotisation
- Article : Que couvre une RC Pro
- Produit : RC Pro Adallom
- Source officielle : Monidenum — service public Kbis gratuit
Souscrire une assurance pro : conseiller Adallom au 01 89 74 41 49.